Le riunioni efficaci

” Il problema più grande della comunicazione è l’illusione che abbia avuto luogo” George Bernard Shaw.

Cosa fare per permettere alle persone di confrontarsi efficacemente sulle questioni di lavoro? La risposta è: definire spazi e/o contesti appropriati (come le riunioni a piccoli gruppi) e momenti dedicati.

L’azienda deve creare dei contenitori in cui la comunicazione possa fluire in modo chiaro, diretto, trasparente e funzionale per tutto il team.

Il contenitore di cui parliamo oggi sono le temutissime riunioni.

La comunicazione e la libera circolazione delle informazioni infatti è essenziale per il benessere di un team e quindi per la salvaguardia di un’azienda efficiente.

Non esiste azienda senza team e non esiste team senza interazione. Inoltre il principale strumento che noi esseri umani utilizziamo per relazionarci e confrontarci è proprio il linguaggio e la comunicazione più in generale.

Le riunioni sono momenti di aggregazione, di incontro tra più persone, per scambiare e condividere informazioni di vario genere.

Questa definizione aiuta a comprendere come lo scopo primario di una riunione sia lo scambio di informazioni, ovvero dati e notizie utili ai vari partecipanti al meeting. Le riunioni infatti devono avere una cadenza periodica perché possano portare efficienza nell’organizzazione aziendale. E devono essere considerate come un normale momento all’interno della vita lavorativa e non come una brusca interruzione, che fa solo perdere tempo. Se così fosse, allora c’è qualcosa che non va nel modo in cui le riunioni vengono organizzate e gestite nella tua azienda.

E così perdiamo opportunità ed efficienza. E non solo, perdiamo anche motivazione da parte delle persone che sono abbandonate a loro stesse, possono sentirsi sole nel loro lavoro, non ottengono feedback sul loro operato e spesso non hanno evidenza del contributo che il loro lavoro porta al resto dell’azienda. Le riunioni, infatti, sono uno dei pilatri portanti della coesione all’interno di un team aziendale.

Senza riunioni non c’è confronto, senza confronto non può esserci conoscenza tra i membri del team, senza conoscenza reciproca non può esserci fiducia e senza fiducia non esiste team.

Gestire un’attività imprenditoriale senza contemplare delle riunioni è come pensare di vincere un campionato con una squadra che non si allena mai insieme ma si incontra solo alle partite. Come potrebbe funzionare?

COME CREARE RIUNIONI EFFICACI
Come puoi immaginare la comunicazione in azienda è uno dei temi cardine, quando si parla di efficacia ed efficienza aziendale. E spesso si tramuta nel tallone di Achille di tante realtà imprenditoriali.
Per un’azienda sana è importante creare dei contenitori in cui la comunicazione possa fluire in modo chiaro, diretto, trasparente e funzionale per tutto il team. Il contenitore di cui parliamo oggi sono le temutissime riunioni.

Le riunioni aziendali rappresentano un momento di questo processo continuo, e sono lo strumento più utilizzato per comunicare in azienda. Le riunioni possono avere tanti scopi – condividere, progettare, coordinare, motivare, formare. Possono essere ricorrenti o occasionali. Insomma: la parola riunioni racchiude un mondo di possibilità.

Le riunioni infatti avere una cadenza periodica perché possano portare efficienza nell’organizzazione aziendale. E devono essere considerate come un normale momento all’interno della vita lavorativa e non come una brusca interruzione, che fa solo perdere tempo. Se così fosse, allora c’è qualcosa che non va nel modo in cui le riunioni vengono organizzate e gestite nella tua azienda.

Senza riunioni non c’è confronto, senza confronto non può esserci conoscenza tra i membri del team, senza conoscenza reciproca non può esserci fiducia e senza fiducia non esiste team. Non esiste azienda senza team e non esiste team senza interazione.

Gestire un’attività imprenditoriale senza contemplare delle riunioni è come pensare di vincere un campionato con una squadra che non si allena mai insieme ma si incontra solo alle partite. Come potrebbe funzionare?

Non è sorprendente quindi che a volte le riunioni passino dalle stelle alle stalle degli strumenti di comunicazioni aziendali, principalmente per 2 motivi: scarsa conoscenza di come si prepara e si conduce una riunione, mancanza di focus su quando e perché fare una riunione.

IL MODELLO: C.O.R.O
Oggi voglio darti uno strumento semplice ed efficace che ti aiuterò a gestire meglio le riunioni già da domani: IL MODELLO: C.O.R.O., un acronimo che racchiude una serie di punti che possono cambiare il volto alle tue riunioni:

C = Cornice: di che tipo di riunione si tratta? è operativa, è formativa? è un debriefing? è una convention? In questo modo i partecipanti sanno già qual è il contesto in cui si svolgerà la riunione.
O = Obiettivo della riunione: definizione dell’ordine del giorno e dello scopo che si vuole raggiungere. Condividi l’odg con i partecipanti per permettergli di prepararsi.
R = Definite le regole che andranno rispettate durante la riunione e assegnate i ruoli. In particolare individuate un segretario e un facilitatore.
O = output: Quali sono gli output, ovvero i task, piani d’azione, accordi su chi fa che cosa che sono emersi dalla riunione?

Per maggiori dettagli Scarica il MODELLO C.O.R.O. e comincia ad utilizzarlo per rendere più efficaci le tue riunioni fin da subito!