INFORMATIVA PRIVACY CLIENTI

INFORMATIVA PRIVACY CLIENTI

Gentile Cliente,

In ottemperanza agli obblighi previsti dal Regolamento Europeo Privacy UE/2016/679 (GDPR) con la presente intendiamo informarLa

che GRUPPO PROFESSIONALE SRL in qualità di Titolare sottoporrà a trattamento i dati personali che La riguardano e che ci sono stati o

ci potranno venire – da Lei o da altri soggetti – conferiti/comunicati nel corso del rapporto con la nostra struttura. Il trattamento dei

dati, da Lei liberamente conferiti o in altro modo raccolti, sarà effettuato nel rispetto delle norme privacy in vigore; improntato ai

principi di correttezza, liceità e trasparenza e svolto nell’osservanza dei principi di pertinenza, completezza e non eccedenza.

1- Titolare del trattamento

Gruppo Professionale srl

Via Roma n.12, 25050 Provaglio d’Iseo (BS)

Codice Fiscale e P.Iva 03131350989

R.E.A.BS 507750 – Cap. Sociale € 10.000,00 i.v.

Mail info@smartycompany.it – Web smartycompany.it– Tel +39 339 360 33 48

2- Tempo e luogo di conservazione dei dati

I Dati Personali saranno conservati solo per il tempo necessario al conseguimento delle finalità per le quali sono stati raccolti o per

qualsiasi altra legittima finalità collegata (per esempio, laddove siano rilevanti per una difesa da pretese avanzate contro di noi o in

presenza di un legittimo interesse). Pertanto se i Dati Personali sono trattati per due differenti finalità saranno conservati fino a che

non scada la finalità con il termine più lungo; tuttavia non saranno più utilizzati i Dati Personali per quella finalità il cui periodo di

conservazione sia venuto meno.

Ad ogni modo, l’accesso alla Sue informazioni e limitato a coloro che necessitano di utilizzarle per finalità rilevanti.

I Suoi Dati Personali che non siano più necessari, o per i quali non vi sia più un presupposto giuridico per la relativa conservazione,

vengono anonimizzati irreversibilmente (e in tal modo possono essere conservati) o cancellati in modo definitivo.

Finalità di marketing: i Dati Personali trattati per finalità di marketing generico e/o in linea con le Sue preferenze, potranno essere

conservati per 24 mesi dalla data in cui abbiamo ottenuto il Suo ultimo consenso per tale finalità (fatta salva la Sua possibilità di opporsi

a ricevere ulteriori comunicazioni).

Adempimento degli obblighi contrattuali: i dati trattati per adempiere qualsiasi obbligazione contrattuale con Lei, potranno essere

conservati per tutta la durata del contratto oltre che per i successivi 10 anni dal termine dell’anno fiscale seguente a quello di

competenza, per affrontare qualsiasi accertamento e/o controversia di natura fiscale.

Nel caso di controversie: nel caso in cui sia necessario difenderci o agire o anche avanzare pretese nei confronti Suoi o di terze parti,

potremmo conservare i dati personali che riterremo ragionevolmente necessario trattare per tali fini, per il tempo in cui tale pretesa

possa essere perseguita.

Registrazione di attività di Coaching: le registrazioni, facoltative e acquisiste solo con il suo consenso, verranno conservate per massimo

6 mesi.

Registrazioni video e fotografie: le immagini e i video raccolti durante gli eventi formativi, acquisiti facoltativamente e solo con il suo

consenso, verranno conservati nel sistema informativo del Titolare per massimo 10 anni dalla loro acquisizione. Tuttavia poiché tali dati

sono destinati ad essere pubblicati sui social network, il Titolare del trattamento non può garantire la loro deindicizzazione al termine

di tale periodo.

I Dati Personali potranno essere trattati e trasferiti a soggetti stanziati in altri paesi appartenenti all’Unione Europea ovvero al di fuori

dell’Unione Europea sulla base di una decisione di adeguatezza della Commissione Europea e in presenza di Adeguate Garanzie Privacy.

Per l’uso dei sistemi di intelligenza artificiale, i dati potranno essere trasmessi ed elaborati negli Stati Uniti.

3- Finalità del trattamento

I dati da Lei forniti verranno trattati per le seguenti finalità:

• Per il regolare svolgimento delle attività istituzionali e/o previste dall’oggetto sociale

• Per esigenze relative alla stipula di contratti e incarichi, alla relativa esecuzione, alle successive modifiche o variazioni e per qualsiasi

obbligazione prevista per l’adempimento degli stessi.

• Per esigenze di tipo operativo, organizzativo, gestionale, fiscale, finanziario, assicurativo e contabile relative al rapporto contrattuale

e/o precontrattuale instaurato.

• Per adempiere a qualunque tipo di obbligo previsto da leggi, regolamenti o normativa comunitaria.

• Per la registrazione, gestione e conservazione dei log di eventuali accessi al Sito Web aziendale, al Sistema Informativo Aziendale e

alle sedi aziendali.

• Per fini di Controllo Accessi e Sicurezza Aziendale.

• Per esigenze di monitoraggio delle modalità di erogazione di prodotti/servizi, dell’andamento delle relazioni con i fornitori e

dell’analisi e della gestione dei rischi connessi al rapporto contrattuale.

• Per migliorare la prestazione del Coach all’interno del percorso di Mentoring. La registrazione verrà ascoltata esclusivamente dal

Coach e dal Mentor Coach (previa acquisizione di esplicito consenso da parte Sua).

• Per attività di marketing con strumenti automatizzati o assimilati quali: E-mail, SMS, Istant Messaging, Chat e telefonate senza

operatore (previa acquisizione di esplicito consenso da parte Sua).

• Per attività di marketing, promozione ed informazione, tramite pubblicazione su social network di registrazioni video e fotografie

(previa acquisizione di esplicito consenso da parte Sua).

• Per attività di networking / matching e referral marketing (previa adesione consensuale al portale di matching).

4- Modalità di trattamento

Il trattamento sarà effettuato in maniera non automatizzata, parzialmente automatizzata, interamente automatizzata e potrà

consistere nelle seguenti operazioni:

• raccolta, registrazione, organizzazione e conservazione

• consultazione e utilizzo

• elaborazione, modificazione

• selezione, estrazione, raffronto

• interconnessione

• trasmissione e comunicazione

• diffusione

• cancellazione e distruzione

• blocco e limitazione

Il trattamento sarà effettuato sia con l’utilizzo di supporti cartacei che con l’ausilio di strumenti elettronici, informatici e telematici

idonei a garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati stessi in conformità a quanto stabilito dall’art. 32) delRegolamento Europeo

Privacy UE/2016/679 (GDPR). In certe circostanze, i dati personali potranno essere trattati tramite applicativi che possono comprendere

sistemi di intelligenza artificiale, anche sistemi di AI generativa e/o chatbot; in ogni caso, tale trattamento non prevede un processo

decisionale automatizzato.

Nello svolgimento delle operazioni di trattamento saranno, comunque, sempre adottate tutte le misure tecniche, informatiche,

organizzative, logistiche e procedurali di sicurezza, in modo che sia garantito il livello minimo di protezione dei dati previsto dalla legge.

5- Base giuridica del trattamento

Il conferimento e il trattamento dati è:

• obbligatorio e non necessita del Suo consenso per il raggiungimento di finalità connesse ad obblighi previsti da leggi, regolamenti o

normative comunitarie.

• indispensabile e non necessita del Suo consenso per tutti i dati personali imprescindibili per una corretta instaurazione, gestione e

prosecuzione del rapporto commerciale/contrattuale/professionale.

• indispensabile e non necessita del Suo consenso per il perseguimento di legittimi interessi del Titolare

• facoltativo e necessita del Suo esplicito consenso per tutti i dati personali raccolti per le finalità di marketing e miglioramento più

sopra indicate.

• facoltativo e conseguente all’adesione consensuale al portale di matching per le finalità di business networking / matching e

referenze.

Un eventuale rifiuto, seppur legittimo, a fornire in tutto o in parte i dati di cui sopra, potrebbe compromettere il regolare svolgimento

del rapporto con la nostra struttura ed in particolare, per i dati personali su definiti come obbligatori e indispensabili, potrebbe

comportare l’impossibilità da parte nostra di effettuare il normale svolgimento delle operazioni aziendali e la regolare erogazione dei

prodotti/servizi richiesti.

6- Comunicazione dei dati

I soggetti o le categorie di soggetti che potranno venire a conoscenza dei dati o a cui potranno essere comunicati i dati personali sono

i seguenti:

• Responsabili del Trattamento: Consulenti e Società di Consulenza, Liberi Professionisti, Lavoratori Autonomi, Agenti e Agenzie di

Rappresentanza, Istituti Bancari e Assicurativi, Società di Recupero Crediti, Revisori e Società di Revisione, Studi Commercialisti, Studi di

Consulenza del Lavoro.

• Incaricati del Trattamento: Direzione, Accoglienza Clienti, Amministrazione e Finanza, Commerciale.

I dati personali potranno essere, altresì diffusi, ma solo in forma aggregata, anonima e per finalità statistiche.

I dati personali potranno, inoltre, essere comunicati a Enti Pubblici, Forze di Polizia o altri Soggetti Pubblici e Privati, ma esclusivamente

al fine di adempiere ad obblighi di legge, regolamento o normativa comunitaria.

I dati in questione non saranno comunicati ad altri soggetti oltre a quelli previsti nella presente informativa e i dati idonei a rivelare lo

stato di salute dell’interessato non saranno comunque in alcun caso diffusi.

7- Dati Particolari

Qualora il trattamento potesse riguardare anche dati personali rientranti nel novero dei dati “particolari” (vale a dire dati idonei a

rivelare l’origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l’adesione a partiti,

sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonché i dati personali idonei a rivelare lo

stato di salute e la vita sessuale) o “giudiziari” (vale a dire dati idonei a rivelare provvedimenti in materia di casellario giudiziale, di

anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato e dei relativi carichi pendenti o la qualità di imputato o di indagato) il

trattamento sarà effettuato in conformità alle misure di garanzia disposte dal Garante Privacy e per le finalità strettamente necessarie

al regolare svolgimento dell’attività aziendale, delle operazioni relative all’erogazione di prodotti/servizi e all’adempimento di obblighi

contrattuali e/o di legge/regolamento.

8- Modalità e logiche di funzionamento dei sistemi di intelligenza artificiale

Il Titolare potrebbe utilizzare sistemi di intelligenza artificiale garantendo una particolare attenzione alla sicurezza dei dati personali.

Le applicazioni saranno finalizzate a migliorare i processi interni e ottimizzare le operazioni aziendali, tra cui, ad esempio, la gestione

delle richieste dei clienti e, in generale, il trattamento dei documenti che verrà potenziato tramite intelligenza artificiale. Per tali attività,

il Titolare utilizzerà applicazioni specifiche per aziende, che assicurano un elevato standard di riservatezza e sicurezza, messe a

disposizione da fornitori terzi. Il Titolare, inoltre, si impegna ad applicare ulteriori misure di sicurezza (es. pseudonimizzazione dei dati)

e considera l’evoluzione normativa al fine di assicurare una continua compliance normativa. In ogni caso, i dati personali non verranno

usati per allenare algoritmi di intelligenza artificiale (c.d. training).

9- Diritti dell’interessato

Utilizzando i dati di contatto riportati al punto 1, Lei potrà sempre richiedere in qualsiasi momento copia dei Suoi dati personali,

informazioni in merito alla località in cui i Suoi dati personali sono trattati e un elenco aggiornato con gli estremi identificativi di tutti i

Responsabili del Trattamento autorizzati al trattamento dei Suoi dati. In ogni momento, potrà liberamente revocare il consenso

prestato, senza alcun onere e pregiudizio per la liceità dei trattamenti fino a quel momento svolti, ed esercitare i seguenti diritti

dell’interessato nei confronti del Titolare del Trattamento così come previsti dal Regolamento Europeo Privacy UE/2016/679 (accesso,

rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione, portabilità).